Antes de dejar el ratón y el ordenador libre para las vacaciones, es buena idea asegurarte que cualquiera de tus contactos puede comunicarse vía email y enterarse si estás disponible o cuando vuelves a actividades cotidianas.
Un contestador automático de correo electrónico es un gestor y administrador que responderá todos los emails que lleguen a determinadas cuentas. Esta opción es definitivamente útil cuando necesitas configurar y dar aviso de mensajes “fuera de la oficina”, “estamos de vacaciones” o generar una respuesta específica a tus clientes.
Si estás usando MDaemon, en lugar de que todo el personal tenga que contestar la respuesta de que se encuentran fuera de la oficina puedes simplemente usar una cuenta temporal y crear una regla de filtro para establecer un contestador automático global para todo el personal.
Aquí te contamos como configurar las respuestas automáticas en MDaemon:
Paso 1: Agrega una nueva cuenta temporal de prueba (ficticia)
Crea una nueva cuenta en MDaemon: Cuenta -> Nueva cuenta
Nombra a esta cuenta ‘fueradelaoficina’ y escoge tu propio dominio (company.mail en este ejemplo). Asegúrate de escoger una contraseña fuerte para el uso de esta cuenta (que no tendrá que ser utilizada de nuevo).
Paso 2: Crea un archivo de plantilla de autorespuesta
Abre el archivo: “C: \ MDaemon \ App \ OutofOffice.rsp”con bloc de notas.
Aquí puedes editar este archivo de plantilla a tus necesidades, es decir para proporcionar la información que los clientes necesitan. Donde se utilizan campos como $SENDER$, $RECIPIENT$, $SUBJECT$ para hacer mención a la información del cliente que envía un correo en horario fuera de la oficina.
Una vez configurada la plantilla de la respuesta automática debes guardarla como el mismo archivo.
Paso 3: Configura el contestador automático
Haz clic en la opción de Auto-Responder en el apartado de Cuentas.
Selecciona el archivo C: \ MDaemon \ App \ officeclosed.rsp en el apartador de usar este script como autorespuesta.
Da clic en Aceptar para guardar los cambios.
Paso 4: Agrega la regla de filtrado de contenido apropiado.
Haz clic en Seguridad -> Filtro y en añadir un nuevo filtro de contenido.
Aquí configurarás un nuevo filtro de contenido con las acciones deseadas, sustituyendo la dirección usada en el paso 1, en este caso fueradelaoficina@company.mail como la dirección de correo electrónico que recibirá la copia de los mensajes.
Es importante en este caso, asegurarse que sólo se configura esta regla para funcionar en la fila “local”.
Haga clic en Aceptar para guardar esta regla.
Con esta nueva regla, se enviará una nueva copia de todo correo electrónico que lleguen durante este tiempo a la nueva cuenta fueradelaoficina desde el que se va a responder con la plantilla que ha creado. ES MUY IMPORTANTE no olvidar desactivar esta función al volver a la oficina y eliminar el usuario fueradelaoficina cuando ya no sea necesario.
Conoce más de estas eficientes y útiles funciones en MDaemon.
