¿Demasiados correos? Las mejores prácticas para mantener tu bandeja de entrada en orden

¿Sufre de sobrecarga de bandeja de entrada? ¿Pasas demasiado tiempo tratando de mantener tu correo bajo control sin evitar perder productividad? ¿Estás pendiente día y noche de tu bandeja de entrada y consultas tu correo electrónico personal durante las horas de oficina?

Hoy en día vivimos siempre conectados. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación oficial que se utiliza para casi todo, trámites, cuentas, estados financieros, facturas, pedidos y mucho más. Es por eso que hoy es más importante que nunca mantener el orden de nuestra bandeja de entrada, para reducir el tiempo que dedicamos a tratar con el correo electrónico. Estos consejos pueden ayudarte a mantener tu bandeja de entrada organizada y con mucho más tiempo libre para otras tareas más productivas o gratificantes.

Con este artículo, queremos sugerirte las mejores prácticas para mantener tu bandeja de entrada en orden.

1. Mantener el spam bajo control 

Es importante saber identificar estafas, y no responder a los fraudes de phishing, ya que muchas veces tienen las siguientes características:

  • Los enlaces en el correo electrónico te pedirán que introduzcas tus datos personales en un formulario en línea.
  • Amenazas tales como “Si no rellena el formulario adjunto, se borrará tu cuenta.”
  • Errores de ortografía y gramática.
  • Los enlaces a sitios maliciosos.Es una buena práctica colocar el ratón sobre un enlace en un correo electrónico antes de hacer clic en él. A menudo, los correos electrónicos de phishing mostrarán un enlace a una URL conocida, como www.amazon.com, pero cuando pasa el ratón sobre ella, la dirección real a la que apunta el vínculo es un sitio que contiene el malware, por lo que saber cómo detectar estos enlaces y si no estamos seguros acerca de la legitimidad de un enlace, no debemos hacer clic en él.
  • Revisar el aspecto oficial de logotipos y gráficos. Es muy fácil crear un sitio web malicioso que parezca idéntico a un sitio web legítimo. En caso de duda, nunca hacer clic en una imagen o un vínculo de un mensaje de correo electrónico. Abrir el navegador web y escribir manualmente la dirección URL de la empresa.

2. Utilizar la característica de aprendizaje bayesiano (No te limites a eliminarlo)
Los mensajes de spam que encuentras en el camino de tu bandeja de entrada pueden el alimentar el sistema bayesiano de aprendizaje de MDaemon para que el filtro de spam pueda ser más preciso con el tiempo. El sistema de clasificación bayesiana se habilita a través de:

Seguridad | Filtro de Spam | Clasificación bayesiana en MDaemon

Asegúrate de que la primera casilla “Habilitar clasificación bayesiana” está marcada. En la parte inferior de esa pantalla, podrás ver las rutas de acceso al bayesiano y carpetas que no son spam.

Con el webmail WorldClient, un usuario verá dos botones (un botón de un pulgar hacia abajo y otro hacia arriba). Cuando ese usuario tenga permisos necesarios para ver las carpetas de aprendizaje bayesiano, será capaz de marcar el mensaje como spam o no spam utilizando estos botones en el webmail WorldClient.

3. Utilizar direcciones de correo electrónico adicionales para fines específicos
¿Das la misma dirección de correo electrónico a tus amigos, familiares, socios de ventas, o cualquier persona que lo solicita? Si es así, entonces es probable que recibas mucho más spam. Una buena práctica es tener una dirección de correo electrónico para los amigos y la familia, uno para los negocios, y uno que utilizaría para ir de compras, o para suscribirse a las listas de correo o boletines de noticias.

4. Tomar medidas de inmediato

Cuando recibas un nuevo mensaje de correo electrónico, una buena práctica es tomar medidas al respecto inmediatamente. Un método popular para esto es utilizar las cuatro D’s (Delete, Do, Delegate it, Defer it):

DELETE – BORRAR: Si respondemos NO a estas preguntas: ¿Voy a leer este mensaje? ¿voy a responderlo?

DO – HACER: Si responder ese mensaje me va a llevar menos de dos minutos, lo hago.

DELEGATE  – DELEGAR: Si hay un mensaje que puede ser respondido mejor por otra persona, no tratemos de realizar nosotros dicha tarea que nos puede llevar el doble de tiempo que a la otra otra persona.

DEFER IT – DEJARLO – Si debemos hacer una tarea pero no es urgente, o me lleva más de dos minutos.

También es posible que prefieras archivar o fijar un recordatorio para ver ese mensaje en otro momento.

5. Decir no a los boletines que ya no necesites

¿Sigues recibiendo boletines de noticias de algo que te suscribiste hace tres años? Si ya no son relevantes o ya no te interesan, debes darte de baja de ellos. Boletines de fuentes confiables suelen incluir instrucciones sobre cómo darte de baja.

6. No abusar de la función “Responder a todos”

Si has recibido un correo electrónico dirigido a varios destinatarios, y necesitas responder al remitente, ten cuidado con la función “Responder a todos“.

Si sólo necesitas responder al remitente del mensaje, responde directamente y ayuda a mantener fuera el correo no deseado de las bandejas de entrada de los demás.

7. Detener el reenvío de cuentas antiguas

Cuando alguien cambia su dirección de correo electrónico, es una práctica común reenviar todo el correo desde la dirección antigua a la nueva (al menos hasta que todas las partes involucradas hayan sido informadas de la nueva dirección de correo electrónico). A menudo, el reenvío se quedará activo en la cuenta antigua indefinidamente. Con el tiempo, una vez que todas las partes involucradas han sido informados de la nueva dirección, el único correo electrónico nuevo reenviado desde la antigua dirección tiende a ser spam o boletines viejos. En este punto, es preferible desactivar el reenvío de esta cuenta (y eliminar la cuenta en su totalidad).

8. Proteger tu dirección de correo electrónico en sitios públicos

Los bots de spam están buscando constantemente miles de sitios, en busca de direcciones de correo electrónico que pueden cosechar para su próxima campaña de spam. Algunos de los lugares más comunes que estos rastreadores de spam buscan direcciones de correo electrónico son los blogs, tablones de anuncios, foros y libros de visitas. Si tienes que enviar tu dirección de correo electrónico a estos sitios, considera reemplazar el símbolo @ con <a> y el .com con (punto) com. Por ejemplo: <pablo.lopez> (a) <ejemplo> (punto) <com>.

9. Crear y utilizar carpetas

Con el tiempo tu bandeja de entrada puede llenarse con todo tipo de mensajes de correo electrónico. Una manera de mantenerse organizado es crear varias carpetas de correo electrónico y etiquetarlos para que puedas clasificar sus mensajes para su fácil recuperación. En WorldClient, puede crear fácilmente las carpetas de correo (o carpetas de cualquier otro tipo) a través del menú Opciones.

10. Utilice filtros

También puede crear reglas para filtrar automáticamente los mensajes que cumplen con ciertos criterios en sus otras carpetas de correo. En WorldClient, estos filtros se pueden crear a través de Opciones | menú de filtros. Por ejemplo, tener una carpeta especial creada para un boletín de noticias en particular al que estamos suscritos. Podemos usar el filtro para colocar automáticamente los mensajes en la carpeta designada. Esto no sólo nos mantiene todo más organizado, sino que también consigue que no se sature nuestra bandeja de entrada. Menos notificaciones = menos interrupciones = mayor productividad.

11. Mantener el recuento de mensajes de la bandeja de entrada como mínimo

Cuando compruebes tu correo electrónico, decide lo que quieres hacer con los mensajes nuevos que lleguen. Al actuar de inmediato, mantendrás tu bandeja de entrada en un tamaño razonable. La bandeja de entrada cero (Inbox Zero) es una técnica que muchas personas utilizan para mantener sus bandejas de entrada a un tamaño manejable. Puedes aprender más acerca de la Bandeja de entrada cero en esta entrada del blog.

12. Enviar y recibir menos

En el entorno empresarial es muy fácil distraerse con llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y otras distracciones. Si tu cliente de correo te está notificando cada tres minutos que tienes un mensaje de correo electrónico en espera, puedes tener la tentación de hacer clic en él cada vez. Pregúntate: ¿Esto tiene que ser atendido en este mismo momento? Puedes tratar de configurar el cliente de correo para comprobar si hay correo nuevo cada 15 minutos en vez de cada tres minutos.

Estos son sólo algunos consejos para ayudar a mantener tu bandeja de entrada bajo control. Con estas prácticas, la bandeja de entrada estará mejor organizada, recibirás menos correo basura, y tendrás que pasar menos tiempo frente a tu bandeja y más tiempo haciendo lo que deberías estar haciendo – ser productivo.

Te invitamos a que nos contactes al teléfono +34 93 184 53 53 y si tienes alguna duda o comentario, no esperes y déjanos saber.

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